Att föra bok samt ansvaret för bokföring inom olika typer av bolag

Att föra bok (PDF)

Verksamt.se har en film på ämnet.

Ansvaret för bokföring inom olika typer av bolag

Aktiebolag
I aktiebolag är det styrelse och VD som är bolagets ledning och som därmed har det yttersta ansvaret för bolagets förvaltning. Dessa bolagsorgan har i egenskap av deras ställning kompetens att besluta i olika frågor och agera utåt. Det som framförallt avgör arbetsfördelningen mellan styrelse och VD är aktiebolagslagen och bolagets arbetsordning (VD-instruktioner m.m.).

Vad gäller bokföringsskyldigheten ska styrelsen se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av styrelsens ledamöter eller till andra, ska styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas.

VD ska sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. VD ska också vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring ska fullgöras i överensstämmelse med lag och för att medelsförvaltningen ska skötas på ett betryggande sätt. Denna uppgift kan sägas komplettera styrelsens kontrollansvar.

Ekonomiska föreningen inkl. bostadsrättsföreningar

I ekonomiska föreningar (inklusive bostadsrättsföreningar) är det styrelsen som svarar för föreningens organisation och förvaltning medan VD är den som ska ha hand om den löpande förvaltningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. I lagen om ekonomiska föreningar understryks skyldigheten för styrelsen att se till att organisationen beträffande bokföringen och medelsförvaltningen omfattar en tillfredsställande kontroll. Vidare föreskrivs särskilt att VD ska sörja för att föreningens bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. Denna uppgift kan sägas komplettera styrelsens kontrollansvar.

Stiftelser

I stiftelser svarar styrelsen eller förvaltaren för att stiftelsen fullgör sin bokföringsskyldighet m.m. enligt BFL eller i förekommande fall, sin skyldighet att föra räkenskaper enligt stiftelselagen. Förvaltaren företräder styrelsen.

Ideella föreningar

För ideella föreningar finns inga särskilda regler om vem som är ansvarig för att föreningen, om den är bokföringsskyldig, fullgör sin bokföringsskyldighet. Utgångspunkten är därför att styrelsen, enligt föreningens stadgar, har ansvaret för att föreningen fullgör sin bokföringsskyldighet.

Handelsbolag

Utgångspunkten för handelsbolag generellt är att delägarna i så stor utsträckning som möjligt själva ska bestämma sina inbördes förhållanden. Detta kommer också att spegla vem som har ansvaret för att bolaget fullgör sin bokföringsskyldighet. Det är enligt vår erfarenhet sällan reglerat vem av parterna som har ansvaret för bokföringen utan då gäller lagens fördelning. Varje bolagsman är berättigad att vidta åtgärder i förvaltningen av bolagets angelägenheter (lagen om handelsbolag och enkla bolag). I många fall har man således ett delat ansvar för att bokföringsskyldigheten fullgörs.

Kommanditbolag

Utgångspunkten är att för den specialform av handelsbolag som benämns kommanditbolag gäller motsvarande som för handelsbolag. En skillnad finns dock. Om inte något annat har avtalats har en kommanditdelägare inte rätt att ta del i förvaltningen av bolagets angelägenheter. Detta påverkar även ansvaret för att bolaget uppfyller Bokföringslagens krav.

Enkla bolag

Bokföringsskyldigheten i enkla bolag ligger hos delägarna i det enkla bolaget. I praktiken fullgörs ofta bokföringsskyldigheten i enkla bolag genom en gemensam bokföring.