Bokföra traktamente – en guide
När en anställd reser i tjänsten har arbetsgivaren möjlighet att betala ut traktamente som ersättning för ökade levnadskostnader, såsom mat och logi. Men hur ska detta hanteras i bokföringen? Det är en fråga som många företagare ställer sig – och det med rätta. Felaktig hantering av traktamente kan leda till skattetillägg och onödigt krångel vid revision.
Som redovisningsbyrå med över 30 års erfarenhet hjälper vi på Wahlgrens Redovisningsbyrå dig att få full koll på reglerna. I den här guiden går vi igenom vad traktamente är, när det är skattefritt, hur det bokförs och vad du bör tänka på.
Vad är traktamente?
Traktamente är en skattefri ersättning som arbetsgivare kan betala ut till en anställd (eller till sig själv som ägare i till exempel ett aktiebolag) vid tjänsteresor som innebär övernattning minst 50 kilometer från både bostad och arbetsplats. Det finns olika nivåer beroende på om resan sker inom Sverige eller utomlands.
Skatteverket fastställer varje år ett schablonbelopp för heldag, halvdag samt nattraktamente. Du hittar aktuella schablonbeloppet i Sverige för innevarande år på skatteverket.se.
För att traktamente ska vara skattefritt krävs bland annat:
- Övernattning utanför hemorten.
- Resan måste ha ett tydligt tjänsteärende.
- Det får inte utgå kostförmån samtidigt (dvs. arbetsgivaren får inte samtidigt bekosta mat).
Hur bokför man traktamente?
Traktamente bokförs beroende på om det är skattefritt eller skattepliktigt. Här är de vanligaste kontona och scenarierna:
1. Skattefritt traktamente (ej förmånsbeskattat)
Om traktamentet ligger inom Skatteverkets schablonbelopp och villkoren är uppfyllda, bokförs det som en kostnad utan att det beskattas.
Exempel:
- Konto 7321 – Skattefria traktamenten Sverige (eller 7323 för utlandet)
Debet: schablonbeloppet för inkomståret - Kredit konto 1930 – Företagskonto
Kredit: schablonbeloppet för inkomståret
Det bokförs som en kostnad i resultaträkningen men påverkar inte den anställdes bruttolön eller arbetsgivaravgifter.
2. Skattepliktigt traktamente (över schablonbeloppet eller ej uppfyllt krav)
Om traktamentet överstiger schablonen, eller om villkoren för skattefrihet inte är uppfyllda, ska det överskjutande beloppet beskattas som lön.
Exempel:
- Konto 7390 – Övriga ersättningar och förmåner
Debet: överstigande belopp - Konto 2731 – Avdragen preliminär skatt
Kredit: (beräknad skatt) - Konto 2710 – Personalskulder/löneutbetalning
Kredit: (resterande efter skatt)
Detta belopp ska redovisas i arbetsgivardeklarationen och ingår i underlaget för arbetsgivaravgifter.
Bokföring av utlägg för logi och måltider
Kom ihåg att traktamente inte är en ersättning för faktiska kostnader som hotell eller resor – dessa ska bokföras separat. Exempelvis:
- Hotellkostnad inkl. moms:
Konto 5831 – Logi vid tjänsteresa - Måltid (om ej traktamente):
Konto 5520 – Representation eller 5800 – Resekostnader beroende på syfte
Om arbetsgivaren betalat för hotell med frukost, måste frukosten ses som kostförmån och traktamentet reduceras.
Tänk på det här
- Dokumentation är A och O
Resan måste vara styrkt med datum, syfte, ort, övernattning och kvitton vid behov. - Reducerat traktamente
Om företaget bekostar måltider (till exempel lunch) ska traktamentet minskas med ett visst belopp. - Ägare i fåmansbolag
Du som äger och arbetar i ditt eget aktiebolag har rätt till skattefritt traktamente om villkoren är uppfyllda, men inte om du driver enskild firma (då bokförs det som ett eget uttag).
Wahlgrens Redovisningsbyrå kan hjälpa dig
Traktamente kan verka som en liten detalj – men det kan få stora skattemässiga konsekvenser om det görs fel. Låt oss hjälpa dig att göra rätt från början. Vi hjälper dig att:
- Bedöma om traktamente ska vara skattefritt eller beskattas.
- Räkna ut rätt belopp.
- Sköta löpande bokföring av traktamenten och reserelaterade kostnader.
- Hantera traktamente i lönesystem och deklarationer.
Kontakta Wahlgrens Redovisningsbyrå för trygg och korrekt bokföring av traktamente och andra personalrelaterade kostnader!
