Den 1 juli 2024 trädde den nya lagen i kraft som gör det möjligt att endast spara kvitton digitalt. Regeringen tog beslut om den nya lagen som avskaffar kravet på att bevara kvitton i sin ursprungliga form, vilket oftast innebär i pappersform, i mars 2024. Förändringen syftar till att minska den administrativa bördan och kostnaderna för företag, samt anpassa bokföringslagen till den digitala utvecklingen.
Slut på sparande i tre år
Tidigare har företag varit tvungna att bevara papperskvitton och annan pappersbaserad räkenskapsinformation i sin ursprungliga form i över tre år, även om dessa dokument också sparades digitalt. Detta har lett till betydande kostnader och administrativt arbete för många företag. Den nya lagen innebär stora kostnadsbesparingar och en förenkling av företagarnas vardag, vilket i sin tur kan öka deras konkurrenskraft och effektivitet. Observera att annan räkenskapsinformation fortfarande kan behöva sparas i sin ursprungliga form.
Spara kvitton digitalt – tänk på det här
Trots att kravet på att bevara papperskvitton har avskaffats är det fortfarande mycket viktigt att digitalisera kvitton på ett korrekt sätt. Företag bör säkerställa att de digitala kopiorna är av hög kvalitet och lättillgängliga för eventuell granskning.
Att använda pålitliga och säkra digitala bokföringsverktyg kan hjälpa till att undvika problem vid revisioner och andra kontroller. Men även med verktygen kan det gå fel. Det gäller att spara kvitton i rätt format för att de ska gå att läsa i bokföringsverktyg.
Spara kvitton till bokslutet
Wahlgrens Redovisningsbyrå hjälper många kunder att digitalisera sin bokföring. Det är något som på lång sikt sparar tid och pengar och vi förespråkar att kunder använder sig av digital bokföring. Men det är viktigt att det görs på rätt sätt, och tyvärr är det inte alltid som saker registreras korrekt i de digitala verktygen. Ett vanligt fel är att kvitton sparas i fel format, vilket gör att de inte går att läsa in som underlag till redovisningen.
Därför brukar vi rekommendera våra kunder att spara kvitton tills dess att bokslutet för året är klart och reviderat, även om det inte längre finns ett lagkrav på det. Detta kan fungera som en extra säkerhetsåtgärd för att säkerställa att all information är korrekt registrerad och att inga viktiga dokument går förlorade.
Vad händer när ett kvitto saknas?
När ett företag saknar ett kvitto som verifierar ett köp uppstår flera problem för korrekt bokföring och redovisning. Ett kvitto fungerar som en verifikation, vilket är ett grundläggande krav enligt bokföringslagen. Verifikationen bekräftar att en transaktion faktiskt har ägt rum och ger detaljer om köpet såsom datum, belopp och motpart. Utan denna dokumentation blir det svårt att bevisa att utgiften är legitim, vilket kan leda till att kostnaden inte godkänns vid en revision eller skattegranskning.
Avsaknaden av kvitto kan resultera i:
- Ogiltiga bokföringsposter – utan korrekt dokumentation kan bokföringsposter bli ogiltiga, vilket påverkar företagets finansiella rapporter negativt.
- Skattetekniska problem – Skatteverket kräver att företag kan visa giltiga verifikationer för avdragsgilla kostnader. Utan kvitto riskerar företaget att dessa kostnader inte accepteras, vilket kan leda till högre skattebetalningar.
- Försvagad intern kontroll – bristen på verifikationer försvagar företagets interna kontrollsystem, vilket kan öka risken för bedrägerier och felaktigheter.
- Ökad administrativ börda – företaget måste spendera mer tid och resurser på att försöka återskapa eller hitta alternativa verifikationer för de saknade kvittona.
För att hantera situationer där kvitton saknas kan företag vidta åtgärder såsom att använda bankkontoutdrag eller andra dokument som stöd. För att undvika att problem uppstår är det bra att ha strikta rutiner för hantering och bevarande av kvitton. Det är också viktigt att ha en klar policy för hur kvitton ska hanteras och digitaliseras korrekt, samt att utbilda personalen i denna hantering.
Wahlgrens hjälper er med digitaliseringen
Digitalisering av bokföringen är en möjlighet till ett mer effektivt ekonomiarbete, så länge företaget hanterar digitaliseringsprocessen på rätt sätt och är medveten om att det initialt kommer att behövas lite handpåläggning och utbildning. Vi hjälper er på vägen och ser till att ni inte ramlar i de vanligaste fallgroparna. Hör av er till oss för att minska på antalet papper och få en så smidigt övergång till digital redovisning som möjligt.
